Equipes semi-autonomes

Les Equipes Semi Autonomes

La philosophie et les objectifs en quelques mots-clefs

<< Equipe >>   Le principe et notre volonté « nous sommes une équipe » doit s’inscrire dans une organisation permettant le travail en équipe, ce qui n’est pas les cas de l’organisation traditionnelle qui fait que les intervenants (collègues de travail) ne se connaissent pas entre eux et communiquent uniquement via un cahier de liaison. Comment travailler en équipe sans connaître ses collègues, sans échanger ? Quel plaisir (et quel sens) de travailler dans une structure collective et ne connaitre que sa responsable (autant travailler en libéral) ?

Mettre un terme (ou l’atténuer) à l’isolement liée au métier

 

<< Collectif >>   Passer d’une conscience individuelle à une conscience collective, donner du sens

 

<< Communication >>   Améliorer la communication : éviter les préjugés. Quand on connaît sa collègue, on comprend davantage la situation des uns et des autres et on évite les suppositions du type « ma collègue ne bosse » pas bien. Les échanges permettent de résoudre certains conflits liés à la non communication.

Combler une défaillance majeure de l’organisation traditionnelle qui est l’absence de communication entre les parties prenantes

 

<< Participation >>   Organisation collaborative / participative : faire participer les équipes au fonctionnement du service. Organisation plus horizontale, moins hiérarchique. Organisation collaborative qui permet de considérer chacun comme un professionnel responsable capable de participer et de se coordonner plutôt que comme un exécutant qui exécute des décisions prises par d’autres

 

<< Décloisonnement >>   Décloisonner : actuellement il y a un mur entre chaque intervenant (qui ne se connaissent pas), et en partie entre les intervenants et les coordinatrices (coordination par sms, appels : les coordinatrices ont une charge-temps « transmission des informations » trop importante pour l’assumer réellement et pour qu’elles puissent initier des échanges plus approfondis avec leurs équipes qui permettraient une collaboration plus poussée)

 

<< Qualité de travail >>   Permettre des échanges de pratiques, des soutiens entre collègues en cas de difficultés, envisager des stratégies d’équipe pour certains bénéficiaires qui posent des difficultés d’accompagnement.

Se coordonner, échanger des informations sur les bénéficiaires afin d’améliorer les accompagnements

Améliorer la continuité de service (mieux s’organiser pour les remplacements, essayer de diminuer le nombre de remplaçantes différentes pour le bénéficiaire, et le nombre de bénéficiaires différents pour l’intervenant, échanges titulaires-remplaçantes en amont des remplacements-congés)

Mieux se coordonner au moment des congés : ne plus être sur « je dépose mes congés à l’aveugle » et j’attends que la hiérarchie valide ou pas. Chacun est responsable et a pleinement conscience que tout le monde ne peut pas partir en congés en même temps et qu’il faut tourner, on se coordonne à l’intérieur de l’équipe.

<< Intelligence collective >>   Favoriser l’intelligence collective : faire participer davantage les professionnels de terrain à leur planning permet de leur donner la possibilité d’ajustements (ou de switch entre collègues) si c’est plus cohérent pour les trajets ou pour les bénéficiaires…. Principe : c’est celui qui sait qui fait (c’est le professionnel de terrain qui connait le mieux les habitudes de ses bénéficiaires les trajets qu’il effectue et qui est donc bien placer pour proposer des ajustements de plannings qui vont améliorer la cohérence de leurs plannings. La responsable de secteur ne peut pas compiler les habitudes des 130 bénéficiaires, celles de l’équipe, ce n’est pas possible d’où l’intérêt d’y associer l’équipe.

 

Description de l’organisation

Chaque professionnel(le) de terrain est rattaché(e) à une équipe de 5-10 professionnel(le)s. A l’exception des professionnel(le)s ayant un petit contrat (pour lesquels cette organisation n’aurait pas de valeur ajoutée) et des professionnels en CDD.

Les équipes sont constituées en fonction du secteur géographique (exception : le pôle handicap lourd qui est plus transversal). Un travail de cohérence est réalisé au fil du temps pour minimiser les cas de professionnel(le)s intervenant auprès de bénéficiaires suivis par des RS différents, permettre une optimisation des temps de trajets.

Un changement d’équipe au fil du temps peut être effectué par souci de cohérence.

2 temps d’échanges mensuels (ramené à 1 temps d’échange mensuel certains mois de l’année si trop de monde en congés)

Temps d’échanges avec ou sans la participation systématique des RS

Sujets d’échanges récurrents :

  • Point planning : distribution du prévisionnel de plannings du mois suivant. Les intervenants sont incités à proposer des modifications s’ils estiment que certains ajustements pourraient être réalisés et qui auraient pour effet, soit d’améliorer la cohérence de leur planning ou de mieux prendre en compte les attentes des bénéficiaires
  • Echanges sur les bénéficiaires et de pratiques
  • Organisation des congés : statuer sur les congés et proposer des remplacements des collègues en congés

En dehors de marronniers, tous points peuvent être abordés à l’initiative des intervenant(e)s ou des responsables.

Les responsables de secteur ont un rôle organisationnel et ont pour mission de susciter la participation de chacun, favoriser la communication et la coopération, réguler si nécessaire. La casquette de « responsable hiérarchique » devient secondaire, leur casquette principale devenant celle de « facilitatrice en intelligence collective ».

 

Mise en œuvre

Les 6 premières équipes ont démarré en 2020. L’objectif est de parvenir à déployer complètement le dispositif fin 2022, mais de le faire progressivement.

Ce dispositif des Equipes Semi Autonomes (ou Equipes collaboratives) est un dispositif « vivant ». Il est destiné à être amélioré au fil du temps.

Il s’agit d’une action de long terme : organisation des équipes, amélioration de leur animation par essais, appropriations par tous les professionnel(le)s (intervenant(e)s et coordinatrices). Tout cela nécessite du temps. La maturité de cette organisation n’est prévue qu’en 2023-2024.

Cette évolution organisationnelle a été initiée suite au constat de plus en plus prégnant au fil des années que l’organisation traditionnelle hiérarchique générait trop de souffrances (ou de frustrations) dans le travail, que ce soit au niveau des intervenant(e)s ou des coordinatrices : absence (ou faible) communication, absence (ou faible) conscience du rôle des autres parties prenantes (collègues, hiérarchie). Ces souffrances (ou frustrations) liées à l’organisation traditionnelle se retrouvent dans tout le secteur de l’aide à domicile, et probablement dans d’autres secteurs puisque l’organisation pyramidale est culturelle en France.

L’organisation en Equipes Semi Autonomes, plus horizontale et plus collaborative, n’est bien sûr pas la panacée. Elle a pour ambition de faire mieux (et bien mieux) que l’organisation hiérarchique traditionnelle mais il ne s’agit pas d’une formule « miracle » qui règlerait toutes les difficultés.

Celle-ci ne peut pas être en phase avec chacun, mais probablement avec une grande majorité. En effet, pour la bonne réussite de cette organisation, il faut accepter les points de vue de ses collègues, leurs situations, se coordonner parfois et faire des compromis.

OLLIOULES, le 20 avril 2022

Olivier Brenier

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Organigramme

Pour visualiser l’organigramme cliquer ici

 

 

Astreintes

Astreintes les soirs du lundi au samedi de 17h00 à 21h30
Ces astreintes sont assurées par les responsables opérationnelles et la Direction. L’astreinte est à joindre uniquement si vous intervenez entre 17h et 21h30 et que vous rencontrez un problème.
Numéro de l’astreinte : 06-40-550-550

Astreintes du dimanche 07h00 au lundi 07h00 uniquement sur le pôle Handicap Lourd
Ces astreintes sont assurées par des auxiliaires de vie formé(e)s aux aspirations endotrachéales et qui peuvent intervenir en cas d’urgence. Les bénéficiaires concernés par cette astreinte ainsi que les auxiliaires qui les accompagnent ont été informé(e)s de cette astreinte.
Numéro de l’astreinte : 06-26-14-21-78

Astreintes concernant uniquement le Service Entraide Autisme
En cas d’intervention sur l’IME La Fregate (Mini-club), ci-dessous les coordonnées de professionnels de l’IME susceptibles d’être d’astreinte. Ceci est à définir avant chaque accompagnement. L’une des personnes d’astreintes ci-dessous pouvant être jointe en cas d’urgence. En plus, un professionnel de SOLIDOM est susceptible d’être également d’astreinte (à définir également avant chaque accompagnement).
– Mme SABRAN : 06 83 18 28 60 ou 06 14 79 35 95 ou 09 86 31 65 95 (à composer dans l’ordre)
– MME BARRE : 06 47 56 75 16 ou 06 03 17 66 99 ou 04 83 42 84 80 (à composer dans l’ordre)
– Mme BERARD : 06 67 70 56 68 ou 04 94 94 25 19 (à composer dans l’ordre)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Les arrêts de travail

    Quelles sont les démarches lorsqu’un salarié est en arrêt de travail pour les motifs suivants :
  • Maladie non professionnelle
  • Accident de travail
  • Congé maternité et paternité
  • Congé parental d’éducation
  • Mi-temps thérapeutique

Pour des renseignements supplémentaires, vous pouvez prendre contact avec Mme Dahlia HAMMAR, assistante RH de Solidom au 04 94 62 07 51.

Maladie non professionnelle

En cas de maladie non professionnelle, le salarié doit :

  • Prévenir le bureau par téléphone, aussitôt et sans délai, en composant le numéro du siège d'Ollioules (04-94-62-07-51) ou celui d'une des deux agences : Hyères (04-94-33-62-75) ou Toulon (04-94-93-10-58).
  • Faire parvenir au siège social de l’association dans les 48 heures l'original du certificat d'arrêt de travail destiné à l'employeur (les photocopies ne sont pas acceptées).
  • Prévenir de sa reprise ou d'une éventuelle prolongation au minimum 1 jour ouvré précédent la date de fin de l'arrêt. Ceci est impératif pour nous puissions assurer la continuité de service due aux personnes âgées et personnes handicapées que nous accompagnons.


Important
: En tout état de cause, le salarié se trouvant empêché de remplir ses fonctions, ou retardé dans la prise de celles-ci, s'engage à informer aussitôt son Responsable au sein de l’association. Tout manquement à cette clause sera susceptible d'être sanctionné.

Accident de travail

Si vous êtes victime d’un accident (sur votre lieu de travail ou sur le trajet), Il faut de toute urgence :

  • Prévenir par téléphone, aussitôt et sans délai, l’Association.
  • Si besoin, vous rendre dès que possible chez le médecin.

A la suite de votre rendez-vous chez le médecin :

Vous êtes en arrêt de travail

  • Vous devez faire parvenir au siège social de l’association dans les 48 heures l'original du certificat d'arrêt de travail destiné à l'employeur (les photocopies ne sont pas acceptées). 
  • Prévenir de votre reprise ou d'une éventuelle prolongation.

Vous n’êtes pas en arrêt de travail 

Il faut nous le communiquer en appelant le siège social :

  • Informer Mme HAMMAR Dahlia
  • Informer vos responsables de secteur

Vous avez des soins sans arrêt de travail

  • Vous devez faire parvenir au siège social de l’association dans les 48 heures l'original du certificat d'arrêt de travail destiné à l'employeur (les photocopies ne sont pas acceptées) mentionnant les soins uniquement. 

 

Pour plus d’informations, vous pouvez prendre contact avec Mme HAMMAR

Congé maternité et paternité

Une fois que vous connaissez la date de votre accouchement, vous devez prendre contact avec Mme HAMMAR, assistante RH de Solidom ainsi que vos responsables de secteur pour qu’elles puissent s’organiser pendant votre absence. Un courrier officiel vous sera alors adressé qui indiquera la période de votre congé maternité (ou paternité) et votre date de reprise.

A savoir :

  • La durée minimum du congé de maternité est de 16 semaines en France : 6 semaines avant la date présumée de l'accouchement et 10 semaines après.
  • En cas de naissances multiples, les congés sont allongés :
    • à 12 semaines avant l'accouchement et 22 semaines après, pour des jumeaux.
    • à 24 semaines avant l'accouchement et 22 semaines après, pour des triplés.
  • Pour le troisième enfant, votre congé passe à 26 semaines : 8 semaines avant l'accouchement et 18 semaines après.

Vous pouvez à partir de la date prévue d’accouchement indiqué par votre médecin traitant ou votre gynécologue, calculer votre congé maternité en cliquant ici.

Important : Merci de nous faire parvenir un acte de naissance à la suite de votre congé mater

Congé parental d’éducation

Le congé parental d’éducation est un dispositif complémentaire au congé de maternité qui permet à l’un des deux parents d’un enfant nouveau-né ou adopté de suspendre son contrat de travail à n’importe quel moment pour l’élever jusqu’à son troisième anniversaire.

Procédure :

Si vous souhaitez, à la suite de votre congé maternité (ou paternité), poursuivre en congé parental d’éducation, il faut :

  • Envoyer un courrier en stipulant votre volonté d’opter pour le congé parental d’éducation à l’attention de Mme HAMMAR au siège de Solidom. 
  • Prévenir vos responsables de secteur.

Une fois votre demande traitée, vous recevrez un courrier indiquant votre période de congé parental d’éducation et votre date de reprise.

A savoir : La demande de congé parental d’éducation est à renouveler tous les ans jusqu’au troisième anniversaire de votre enfant. C’est au dire qu’un mois avant la date de fin de votre première année, il vous nous en refaire la demande par courrier.

Mi-temps thérapeutique

Le mi-temps thérapeutique est une reprise du travail à temps partiel après un arrêt de travail. Ce dispositif permet au salarié de reprendre partiellement son activité après une maladie ou un accident de travail, son salaire étant complété par des indemnités journalières versées par l'assurance maladie.

1ère étape :

Il doit être préconisé par la médecine du travail.

2ème étape :

Vous devez ensuite prendre rendez-vous avec votre médecin traitant car c’est à lui de vous prescrire un arrêt en mi-temps thérapeutique.

3ème étape :

Une fois votre mi-temps thérapeutique prescrit, merci de le retourner à Mme HAMMAR Dahlia (soit par voie postale, soit en le déposant dans une des agences de Solidom) pour qu’elle puisse préparer votre avenant à la baisse provisoire.

4ème étape :

Vous devez aussi prendre contact avec vos responsables de secteur pour qu’ils s’organisent et réduisent votre planning le plus rapidement possible.

Par la suite, Mme HAMMAR prendra contact avec vous pour la signature de l’avenant.

Si prolongation de votre arrêt en mi-temps thérapeutique :

Vous procédez de la même façon que pour l’initial.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Les congés payés

Déposer une demande de congés payés

(1) Si vous faîtes partie d'une Équipe Semi Autonome, vous n'avez pas à formuler de demande de congés puisque vos congés seront gérés directement avec l'équipe et votre responsable.

(2) Si vous ne faîtes pas partie d'une Équipe Semi Autonome, pour déposer votre demande de congés payés il faut compléter le formulaire ci-dessous. Votre demande parviendra directement sur la boîte mail de notre DRH.
Un mail automatique vous parviendra suite à votre dépôt (dans les 24 heures) : nous vous recommandons de le conserver comme preuve de dépôt. Si vous ne recevez pas ce mail, c'est que votre envoi n'a pas fonctionné : dans ce cas renouveler votre demande en veillant à bien orthographier votre adresse-mail. Si au 2ème essai, l'envoi n'a toujours pas fonctionné, prenez contact avec M. Olivier BRENIER au 04-94-62-07-51.

Attention
Pour déposer votre demande de congés, n’oubliez pas de respecter le calendrier consultable en cliquant ici.
A noter que les congés payés d’été sont limités à 2 semaines consécutives, et les congés de Noel/Jour de l'An à 1 semaine.




    Votre secteur d'intervention (vous pouvez cocher plusieurs cases)

    Date de demande de congés



    Remplacements de qualité

    Afin d'assurer une gestion des remplacements de qualité, nous vous demandons de remplir le tableau ci-dessous.
    Pour cela, posez directement la question à votre bénéficiaire, celui-ci sera ainsi d’ores-et-déjà informé de votre demande de congés.

     

    NOM et PRENOM du bénéficiaireRemplacement demandé par le bénéficiaire
    En cochant cette case, vous reconnaissez avoir pris connaissance de notre politique de confidentialité.

    Les congés payés : Questions - Réponses
    • Quelles sont les principales règles de fonctionnement des congés payés ?

    Chaque salarié cumule 2.08 jours par mois de travail. Si vous travaillez, pendant une période complète, le total de jours de congés annuels acquis est donc de 25 jours ouvrés (soit semaines de 5 jours).

    A savoir :

    • La période de congés commence le 1er juin de l’année N et se termine le 31 mai de l’année N+1.
    • Les congés acquis sur cette période de référence ne pourront être pris qu’à compter du 1er juin N+1.
    • Les congés acquis lors de la période de référence précédente (celle du 1er juin N-1 au 30 mai N) devront être posés avant le 31 mai N+1, sinon ils seront perdus.

    Exemple : Une personne X, arrivée au sein de l’association le 1er juin 2012, aura donc cumulé 25 jours au 31 mai 2013 et elle aura jusqu’au 31 mai 2014 pour les prendre.

    • Comment puis-je savoir combien de congés il me reste à prendre ?

    En bas à droite de la fiche de paie, rubrique « congés payés » cliquez ici pour voir un aperçu.

    • J’ai besoin de prendre des congés, quand puis-je formuler ma demande ? 

    Une demande de congés doit respecter un calendrier bien précis et défini à l’avance. Ainsi, une fiche de « gestion des dépôts de congés » vous sera remise à l’embauche et envoyée plusieurs fois pendant l’année.

    Attention : Toute demande de congés effectuée hors des délais prévus dans la fiche «demande de congés » vous sera systématiquement refusée.

    • Comment formuler ma demande de congés ?

    Pour formuler une demande de congé, il vous faudra remplir la fiche « demande de congés » prévue à cet effet. A noté qu’il est indispensable que les bénéficiaires que vous accompagnez précisent s’ils souhaitent un remplacement ou non durant votre absence, et qu’il signe. Leur signature est très importante, il en découle une gestion des remplacements indispensable pour la continuité du service.

    Attention : Les congés d’été (juillet/août) sont limités à deux semaines consécutives et les congés de noël à une semaine, pour des raisons de continuité de service.

    Les congés payés pour évènements familiaux

    A l’occasion de certains évènements, la loi et la convention collective prévoient d’accordés des congés payés exceptionnels sur présentation d’un justificatif.

    Les jours de congés ci-dessous incluent les jours de congés légaux dus pour chaque évènement :

    • Mariage d’un salarié : 5 jours ouvrés
    • Mariage d’un enfant : 2 jours ouvrés
    • Naissance ou adoption d’un enfant : 3 jours ouvrés
    • Décès du conjoint, du concubin, d’un enfant, du partenaire lié par un pacte civil de solidarité : 5 jours ouvrés
    • Décès du père ou de la mère : 3 jours ouvrés
    • Décès d’un petit-fils (fille) : 2 jours ouvrés
    • Décès des grands-parents ou arrière grand parent : 1 jour ouvré
    • Décès d’un frère ou d’une sœur (ou demi-frère et sœur) : 3 jours ouvrés
    • Décès d’un beau-parent ou beau-frère et sœur : 1 jour ouvré

    A savoir : Ces congés sont accordés sous un délai de deux semaines à compter de l’évènement.

    Fiche de paie et frais professionnels

    La modulation

    Les horaires de travail sont fixés dans le cadre de l’application de l’accord collectif du 15 novembre 2008 relatif à l’aménagement du temps de travail, sur la base d’une modulation du temps de travail sur l’année. Le salarié percevra donc une rémunération mensuelle brute lissée sur l’année (fixe), indépendamment de l’horaire réel de chaque mois.

    La période de modulation commence le 1er décembre de l’année N et se termine le 30 novembre de l’année N+1.

    Le 30 novembre de l’année N+1, la période de modulation est close :

    • Le salarié a un compteur positif : c’est-à-dire qu’il a effectué des heures en plus de son contrat initial, ces heures sont alors rémunérées en fin d’année.
    • Le salarié a un compteur négatif : c’est-à-dire qu’il est en perte d’heure. Ces heures ne sont pas répercutées sur la période suivante. Ces heures sont donc « perdues » pour l’association.

    Le 1er décembre de l’année N+1, le compteur est donc remis à zéro.

    De plus, chaque mois, le salarié recevra avec son bulletin de salaire, une fiche de suivi (annualisation) qui lui permettra de connaitre sa situation et ainsi voir le détail de ses heures effectuées en plus ou en moins sur son compteur.

    Seuls les salariés en Contrat à Durée Indéterminée (CDI) sont concernés par la modulation.

    Le remboursement des frais kilométriques

    La convention collective prévoit un remboursement de 0.35 €km mais SOLIDOM rembourse les kilomètres à hauteur de 0.39€/km

    • Le remboursement des frais kilométriques lorsque vous effectuer une course pour un de vos bénéficiaires.

    La fiche kilométrique permet de vous indemniser les déplacements que vous réalisez pour le compte de vos bénéficiaires (qu’ils vous accompagnent ou pas).

    Pour chaque déplacement, il faut que vous inscriviez la date, le nom du bénéficiaire, le lieu de destination, le nombre de kilomètre aller-retour et que vous fassiez signer votre bénéficiaire. La signature du bénéficiaire est essentielle en cas de contestation. Il faut ensuite transmettre votre fiche kilométrique du mois avec vos fiches de présence pour pouvoir être indemnisé sur le bulletin de paie.

    Fiche kilométrique : cliquez ici.

    Nous vous remboursons également certains kilomètres effectués de manière exceptionnelle : formations, visites médicales… Il faut les noter dans la rubrique « déplacements divers » sur la fiche kilométrique.

    • Le remboursement des frais kilométriques entre deux interventions.

    Les kilomètres effectués entre deux interventions sont recensés automatiquement par notre logiciel de gestion, vous ne devez donc pas les noter.

    Le remboursement se fait donc directement sur votre fiche de paie en temps et en km.

    Attention : En cas de pause d’1 heure ou plus entre deux bénéficiaires, le temps entre les deux bénéficiaires n’est pas considéré comme du temps de trajet. Il ne donne donc pas lieu ni à rémunération ni à indemnisation des kilomètres. Toutefois, lorsque ce cas se produit plus d’une fois dans une journée, cette règle ne s’applique plus, les coupures suivantes sont donc considérées comme du temps de trajet et rémunérées en tant que tel.

    Le règlement intérieur et les notes de services

    Dispositions générales

    Objet

    Le présent règlement intérieur est pris en application des articles L 1311-1 et suivants du Code du travail.

    Il a pour objet de :

    • Fixer les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité ;
    • Fixer les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables ;
    • Rappeler les garanties de procédure dont jouissent les salariés en matière de sanctions disciplinaires ;
    • Rappeler les dispositions relatives à l’interdiction du harcèlement sexuel et du harcèlement moral.

    Champs d'application

    Le présent règlement intérieur s’applique :

    • à tous les salariés de l’association ;
    • aux intérimaires et aux stagiaires ;
    • aux représentants du personnel sous réserve des conditions et modalités fixées par la législation pour l’exercice de leurs mandats.

    Affichage

    Le présent règlement est affiché et accessible dans les locaux où sont basés les personnels administratifs et il est porté à la connaissance de tout nouvel embauché lors de la signature du contrat de travail.

    Hygiène et sécurité au travail

    Article 4. Prévention des accidents

    Chaque membre du personnel doit avoir pris connaissance des consignes de sécurité et avoir conscience de la gravité des conséquences possibles de leur non-respect.

    Chaque salarié doit veiller à sa sécurité personnelle et de celle de ses collègues de travail et s’abstenir de toute imprudence et de tout désordre qui pourraient nuire à sa sécurité et à celle d’autrui. Il doit signaler à son Responsable de secteur ou à son Adjointe tout danger dont il a connaissance.


    Tout accident, même léger, survenu soit pendant le trajet entre le lieu de travail et le domicile, soit au cours du travail, devra immédiatement être porté à la connaissance du Responsable de secteur et/ou du Service du personnel par le salarié ou par tout témoin sauf cas de force majeure ou impossibilité absolue.

    Article 5. Modalité d'exercice du droit du retrait

    Tout salarié qui aura un motif raisonnable de penser qu’une situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé pourra, en informant immédiatement son supérieur hiérarchique, et en prenant soin de mettre son bénéficiaire hors de danger, quitter son poste de travail sans encourir de sanction.

    Article 6. Surveillance médicale des salariés

    En application des dispositions légales en vigueur, le personnel est tenu de se soumettre aux visites médicales obligatoires périodiques ainsi qu’aux visites médicales d’embauche et de reprise.

    Article 7. Boissons, repas sur les lieux du travail

    Il est interdit de distribuer ou d’introduire dans les locaux de travail ainsi qu’au domicile des bénéficiaires où est effectuée l’intervention, des boissons alcoolisées (hors courses effectuées pour le compte du bénéficiaire). Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans l’entreprise ou au domicile des bénéficiaires en état d’ivresse ou sous l’emprise de la drogue.

    Il est interdit de manger au domicile du bénéficiaire, sauf situation exceptionnelle telle que stimulation, qui sera préalablement autorisée par le responsable de secteur ou son adjointe.

    Article 8. Interdiction de fumer

    En application du décret n° 96-478 du 29 mai 1992 et des circulaires des 24, 27 et 29 novembre 2006, il est interdit de fumer dans tous les lieux de travail fermés et couverts, et dans les locaux affectés à l’ensemble des salariés, tels que les salles de réunion, de restauration, de repos, d’accueil et de réception.

    De la même manière, il est strictement interdit de fumer (y compris cigarette électronique) au domicile des bénéficiaires où est effectuée l’intervention, (y compris sur le balcon ou terrasse) sous peine de sanctions disciplinaires.

    Dispositions relatives à la discipline générale

    Article 9. Horaires de travail

    Pour assurer la bonne marche de l’association et préserver le bien-être de nos bénéficiaires, les salariés doivent veiller à respecter scrupuleusement les horaires de travail figurant sur les plannings qui leur sont transmis mensuellement. La direction se réserve, en respectant les limites et procédures imposées par les accords collectifs étendus et la législation du travail, le droit de modifier les horaires de travail en fonction des nécessités de service. Les salariés devront alors se conformer aux horaires de travail modifiés.

    Article 10. Absences et retards

    Toute absence quelle qu’en soit le motif devra être signalée préalablement à sa date d’effet auprès du standard téléphonique de l’association, sauf force majeure. Toute absence devra être justifiée dans un délai de 48 heures par l’envoi, le cas échéant, d’un certificat médical indiquant la durée probable de l’absence. A défaut de justification, l’absence non autorisée et injustifiée pourra faire l’objet d’une sanction prévue par le présent règlement.

    En cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident, le salarié devra informer l’association de la date de son éventuelle reprise ou prolongation d’arrêt de travail le plus tôt possible.

    Sauf cas de force majeure, l’absence exceptionnelle est subordonnée à l’autorisation préalable du Responsable de secteur ou de son Adjointe, le salarié est tenu de présenter sa demande au moins 48 heures à l’avance et doit indiquer la durée et le motif de l’absence.

    Aucun salarié ne peut s’absenter de son poste de travail sans motif valable ni quitter l’établissement sans autorisation préalable, sous réserve de l’exercice de son droit de retrait. Cette disposition ne s’applique pas aux représentants du personnel dans l’exercice de leurs fonctions.

    Le salarié, retardé dans la prise de ses fonctions, s’engage à informer aussitôt le standard téléphonique de l’association. Tout retard devra être justifié auprès du Service du personnel sous 48 heures. Les retards non justifiés pourront entraîner l’une des sanctions prévues par l’article 12 du présent règlement.

    Article 11. Dispositions spécifiques liées au métier d'intervenant à domicile

    Carnet de liaison

    Lorsqu’un cahier de liaison a été mis en place au domicile d’un bénéficiaire par le responsable de secteur, son utilisation par les intervenants est obligatoire.

    Le cahier de liaison a pour objectif principal d’assurer un partage d’informations entre les intervenants à domicile se relayant auprès du bénéficiaire concerné (à titre habituel ou lors des remplacements) et entre les intervenants à domicile et l’encadrement de l’association.

    Le cahier de liaison est consultable par le bénéficiaire, son entourage et les autres professionnels. Par conséquent, le contenu et la forme utilisés obéissent à des règles particulières.

    En termes de contenu, les salariés doivent évoquer uniquement :

    • Les tâches réalisées au cours de chaque intervention
    • Les évènements qui se sont produits pouvant affecter le bien-être du bénéficiaire
    • Tout changement dans l’état de santé et/ou de comportement du bénéficiaire (fatigue, trouble du comportement, douleurs…)
    • Tout élément nécessaire au bon déroulement des interventions réalisées par des collègues de travail (titulaires ou remplaçantes).

    En termes de formes, les salariés doivent :

    • Utiliser un vocabulaire en adéquation avec les formes élémentaires de courtoisie (les termes péjoratifs ou injurieux sont proscrits),
    • Faire preuve de respect envers le travail de leurs collègues de travail : pas d’appréciation subjective et/ou condescendante. En cas de problème constaté dans le travail d’une collègue, il faut en référer à sa responsable de secteur ou son adjointe. En effet, le cahier de liaison n’est pas un outil de règlement de comptes interne.
    • Toute demande destinée à une collègue sur le contenu de son travail ou la manière de le réaliser doit être rédigé avec le plus grand soin afin d’éviter tout conflit : La demande doit constituer un conseil bienveillant et être justifiée.

    Comportement

    Les interventions auprès des bénéficiaires sont réalisées au domicile, qui représente un lieu privé abritant la vie familiale et intime des usagers. Dans ces conditions, il est demandé au salarié de respecter certains principes fondamentaux :

    • Respect de la personne, de ses droits fondamentaux, de sa dignité, de son intégrité,
    • Respect de son choix de vie, de sa culture,
    • Respect de sa vie privée,
    • Respect de ses biens,
    • Respect de son espace de vie privée, de son intimité, de sa sécurité.

    L’immixtion dans la vie privée et l’intimité des usagers oblige l’intervenant à domicile à une obligation de discrétion sur tous les faits de nature à constituer une atteinte à leur vie privée. Il est notamment interdit de nommer les bénéficiaires accompagnés au cours de conversations avec d’autres usagers.

    Il est également interdit à tout salarié de se plaindre auprès d’un bénéficiaire de ses conditions de travail de manière générale et d’éventuels problèmes rencontrés dans sa vie personnelle.

    Par ailleurs, les salariés sont tenus de respecter la plus stricte neutralité politique, religieuse, philosophique et syndicale pendant leur activité professionnelle et une entière discrétion sur ce qu’ils ont pu connaître à l’occasion des interventions effectuée à domicile.

    Dispositions spécifiques

    Le salarié s’engage à respecter les différents protocoles mis en place par l’association.

    Il est interdit au salarié de réaliser ses courses personnelles en même temps que celles de la bénéficiaire pendant son temps d’intervention.

    L’usage de certains biens personnels (téléphone portable à des fins privées, lecteur mp3) est interdit durant les heures de travail.

    Il est interdit d’introduire au domicile d’un bénéficiaire toute personne étrangère à l’association ou tout animal de compagnie, sauf accord expresse préalable de la direction.

    Il est formellement interdit pour un salarié de détourner un bénéficiaire de notre structure à son compte, sous peine de poursuites.

    Il est interdit de se substituer à la famille du bénéficiaire pour effectuer des démarches administratives ou bancaires, sauf accord expresse de la Responsable de secteur ou de son adjointe.

    Fiches de présences

    Il appartient au salarié de remettre par tout moyen (remise en main propre, dépôt dans la boîte aux lettres d’une de nos antennes, envoi par courrier) ses feuilles de présence en fin de mois.

    Les feuilles de présence du mois concerné doivent être transmises le 3 du mois suivant au plus tard. Tout retard dans la transmission des fiches de présence est susceptible d’entrainer une sanction disciplinaire.

    Le salarié doit veiller à faire signer ses feuilles de présence par son bénéficiaire à la fin de chaque intervention. Toute signature à l’avance est strictement interdite.

    Il est également demandé au salarié de vérifier l’exactitude des feuilles de présence qu’il transmet, notamment en termes d’horaires et de nombre d’heures réalisées: Le bénéficiaire et le salarié doivent avoir signés à côté de chaque intervention réalisée. Dans le cas où les horaires d’une intervention auraient été modifiés, il est demandé au salarié de modifier les horaires réalisés afin que les feuilles de présence reflètent la réalité des interventions effectuées.

    Il est formellement interdit de signer à la place des bénéficiaires sur les fiches de présence mensuelles, sauf accord expresse du responsable de secteur ou de son adjointe (dans le cas où le bénéficiaire est dans l’incapacité de signer), sous peine de sanctions disciplinaires.

    Règles relatives à la télégestion

    Le but principal de la télégestion est de dématérialiser les feuilles de présence et de les remplacer par un système d’horodatage. Ce système a donc pour effet d’une part de diminuer la lourdeur administrative et le manque de fiabilité qui subsistait avec le système « papier », et d’autre part de permettre aux financeurs (Conseil Général, bénéficiaires et leur famille) de pouvoir s’assurer que les heures financées sont réellement effectuées.

    Il est rappelé que le système de Télégestion choisi par l’association permet :

    • L’horodatage des interventions (qui remplace les feuilles de présence et la signature)
    • L’envoi des plannings sur le terminal
    • La consultation des fiches de liaison directement sur le terminal
    • L’envoi et la réception de messages écrits entre Responsable et intervenant à domicile
    • La possibilité pour les intervenants à domicile d’être contactés par leur Responsable grâce au terminal
    • La possibilité pour les intervenants à domicile d’appeler des numéros d’urgence : 15, 17, 18.

    Le terminal qui a été remis à chaque intervenant à domicile pour procéder à l’horodatage est un outil de travail dans lequel l’association a investi. La valeur unitaire d’un terminal représente environ 140€. Par conséquent, il est demandé au salarié de prendre soin du matériel qui lui a été confié en évitant tout risque de dégradation, perte, casse, vol… En cas d’incidents répétés, le salarié s’expose à des sanctions disciplinaires.

    Il est indispensable que le salarié ait son terminal et son chargeur sur lui lors de toutes ses interventions. L’oubli du terminal devra être signalé immédiatement à l’association et pourra entrainer des sanctions disciplinaires. De même, le salarié devra immédiatement signaler à son Responsable tout dysfonctionnement qu’il aurait pu constater dans l’utilisation du matériel.

    Le terminal est un outil de travail personnel. Par conséquent, il est strictement interdit de le confier à un tiers, appartenant ou non à l’association. De même, les informations concernant l’identité, les coordonnées et les pathologies des bénéficiaires sont strictement confidentielles et ne doivent pas être diffusées à d’autres bénéficiaires, collègues de travail ou personnes étrangères à la structure. Il est également précisé que le salarié n’est autorisé à recevoir que les appels téléphoniques professionnels sur son terminal.

    Il appartient au salarié d’horodater avec le terminal sur le flash code se trouvant dans le cahier de liaison présent au domicile de chacun des bénéficiaires au début et à la fin de chaque intervention. Il est précisé que les cahiers de liaison doivent obligatoirement demeurer au domicile des bénéficiaires, sauf demande expresse de votre Responsable. Conformément aux dispositions des articles 9 et 10 du présent règlement intérieur, il est rappelé que les horaires de début et de fin d’intervention figurant sur les plannings de travail doivent impérativement être respectés sous peine de sanctions disciplinaires.

    En cas de problème technique et/ou matériel empêchant l’horodatage avec le terminal, il est demandé au salarié de procéder à l’horodatage avec le téléphone fixe du bénéficiaire. Dans le cas où le bénéficiaire ne disposerait pas de téléphone fixe, le salarié devra utiliser une feuille de présence et faire signer son bénéficiaire à la fin de l’intervention.

    En cas de rupture du contrat de travail, d’absence longue durée ou à la demande de votre Responsable, le salarié devra restituer sans délai son terminal et son chargeur.

    • Le salarié est donc responsable :
    • De s’assurer que son terminal est chargé
    • De consulter les messages reçus sur son terminal
    • De consulter les éventuelles modifications de plannings sur son terminal

    L’association tient à rappeler qu’il est strictement interdit d’utiliser son terminal au volant de son véhicule. Elle ne saurait être tenue pour responsable en cas d’accident ou autre contravention due à l’utilisation du terminal en conduisant.

    Remises des clés du domicile

    Dans le cas où les clés d’un domicile d’un bénéficiaire seraient remises à un salarié pour assurer ses interventions, celui-ci devra signer un document spécifique.

    En cas de suspension ou de fin du contrat de travail, ou sur demande de ses responsables, le salarié s’engage à restituer les clés immédiatement à ses responsables sous peine de sanctions. La conservation des clés d’un bénéficiaire s’analyserait à un vol, le salarié en assumerait alors les conséquences civiles et pénales.

    Tenue vestimentaire

    Une tenue vestimentaire correcte est exigée au domicile des bénéficiaires. Celle-ci doit être décente, en adéquation avec les missions exercées et ne doit pas entrainer des risques professionnels. A ce titre, les chaussures à talon sont proscrites.

    Transfert d'argent ou de service

    Il est interdit d’accepter des cadeaux ou de l’argent, de percevoir une rémunération quelconque ou de recevoir de la part du bénéficiaire toute délégation de pouvoir sur ses avoirs, biens ou droits, toute donation, tout dépôt de fonds, bijoux ou valeurs. Il est donc formellement interdit d’avoir une procuration sur le compte bancaire d’un bénéficiaire.

    L’usage de la carte bleue du bénéficiaire et la connaissance de son code confidentiel sont strictement interdits pour des raisons de sécurité, sauf accord expresse et préalable du Responsable de secteur ou de son adjointe.

    Il est également interdit de solliciter un service de l’un de ses bénéficiaires ou d’accepter une proposition de service spontanée de celui-ci.

    En cas de décès d’un bénéficiaire, il est interdit de prendre à sa charge, même partiellement, les formalités d’obsèques.

    Article 12. Sanctions disciplinaires

    Les salariés sont placés sous l’autorité du chef d’entreprise et de toute personne ayant reçu délégation de ce dernier. Ils doivent par conséquent, se conformer aux instructions des supérieurs hiérarchiques habilités à diriger, surveiller et contrôler l’exécution du travail.

    Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa gravité et/ou de sa répétition, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions classées ci-après par ordre d’importance :

    • Rappel de consignes écrit
    • Avertissement écrit
    • Mise à pied disciplinaire d’une durée maximale de 7 jours
    • Mutation disciplinaire
    • Blâme
    • Licenciement
    • Licenciement pour faute grave (perte du droit au préavis et aux indemnités de licenciement)
    • Licenciement pour faute lourde (perte du droit au préavis, aux indemnités de licenciement et aux indemnités de congés payés).

    Cet ordre ne lie pas la direction.

    Article 13. Droits de la défense

    Toute sanction sera motivée et notifiée par écrit au salarié conformément aux articles L 1332-1 et suivants du Code du travail :

    • Aucune sanction ne pourra être prise à l’encontre du salarié sans que celui-ci soit informé, par écrit, des griefs retenus contre lui ;
    • Lorsque l’employeur envisage de prendre une sanction, il convoque le salarié en lui précisant l’objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n’ayant pas d’incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Au cours de l’entretien, l’employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Elle est motivée et notifiée à l’intéressé ;
    • Lorsque les faits reprochés au salarié ont rendu indispensable une mesure conservatoire de mise à pied à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à ces faits ne peut être prise sans que la procédure prévue à l’article L 1332-2 ait été respectée ;
    • Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l’engagement de poursuites disciplinaires au-delà d’un délai de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu dans le même délai à l’exercice de poursuites pénales ;

    Aucune sanction antérieure de plus de trois ans à l’engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction.

    Dispositions relatives à l'abus d'autorité

    Article 14. Harcèlement sexuel

    Les articles L1153-1 à L1155-2 disposent que :

    Aucun salarié ne doit subir des faits :

    1° Soit de harcèlement sexuel, constitué par des propos ou comportements à connotation sexuelle répétés qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante ;
    2° Soit assimilés au harcèlement sexuel, consistant en toute forme de pression grave, même non répétée, exercée dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers.

    Aucun salarié, aucune personne en formation ou en stage, aucun candidat à un recrutement, à un stage ou à une formation en entreprise ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir des faits de harcèlement sexuel tels que définis à l'article L. 1153-1, y compris, dans le cas mentionné au 1° du même article, si les propos ou comportements n'ont pas été répétés.

    Aucun salarié, aucune personne en formation ou en stage ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire pour avoir témoigné de faits de harcèlement sexuel ou pour les avoir relatés.

    Toute disposition ou tout acte contraire aux dispositions des articles L. 1153-1 à L. 1153-3 est nul.

    L'employeur prend toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les faits de harcèlement sexuel.

    Le texte de l'article 222-33 du code pénal est affiché dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche.

    Tout salarié ayant procédé à des faits de harcèlement sexuel est passible d'une sanction disciplinaire

    Lorsque survient un litige relatif à l'application des articles L. 1152-1 à L. 1152-3 et L. 1153-1 à L. 1153-4, le candidat à un emploi, à un stage ou à une période de formation en entreprise ou le salarié établit des faits qui permettent de présumer l'existence d'un harcèlement.

    Au vu de ces éléments, il incombe à la partie défenderesse de prouver que ces agissements ne sont pas constitutifs d'un tel harcèlement et que sa décision est justifiée par des éléments objectifs étrangers à tout harcèlement.

    Le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d'instruction qu'il estime utiles

    Sont punis d'un an d'emprisonnement et d'une amende de 3 750 € les faits de discriminations commis à la suite d'un harcèlement moral ou sexuel définis aux articles L. 1152-2, L. 1153-2 et L. 1153-3 du présent code.

    La juridiction peut également ordonner, à titre de peine complémentaire, l'affichage du jugement aux frais de la personne condamnée dans les conditions prévues à l'article 131-35 du code pénal et son insertion, intégrale ou par extraits, dans les journaux qu'elle désigne. Ces frais ne peuvent excéder le montant maximum de l'amende encourue.

    Article 15. Harcèlement Morale

    Les articles L1152-1 à L1152-6 prévoient que :

    « Aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation de ses conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel.

    Aucun salarié, aucune personne en formation ou en stage ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir des agissements répétés de harcèlement moral ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés.

    Toute rupture du contrat de travail intervenue en méconnaissance des dispositions des articles L. 1152-1 et L. 1152-2, toute disposition ou tout acte contraire est nul.

    Article L1152-4

    L'employeur prend toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les agissements de harcèlement moral.

    Le texte de l'article 222-33-2 du code pénal est affiché dans les lieux de travail.

    Tout salarié ayant procédé à des agissements de harcèlement moral est passible d'une sanction disciplinaire.

    Une procédure de médiation peut être mise en œuvre par toute personne de l'entreprise s'estimant victime de harcèlement moral ou par la personne mise en cause.

    Le choix du médiateur fait l'objet d'un accord entre les parties.

    Le médiateur s'informe de l'état des relations entre les parties. Il tente de les concilier et leur soumet des propositions qu'il consigne par écrit en vue de mettre fin au harcèlement.

    Lorsque la conciliation échoue, le médiateur informe les parties des éventuelles sanctions encourues et des garanties procédurales prévues en faveur de la victime. »

    Entrée en vigueur et modification du règlement

    Article 16. Formalités - dépots

    Conformément aux prescriptions des articles L. 1321-4 et R. 1321-2 du Code du travail, le présent règlement a été :

    • Soumis pour avis aux membres du comité d’entreprise et du comité d’hygiène et de sécurité et des conditions de travail,
    • Communiqué à l’inspecteur du travail, accompagné de l’avis des représentants du personnel,
    • Déposé au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Toulon
    • Affiché dans les locaux de l’association sur le panneau réservé à cet effet
    • Il entrera en vigueur le 01/01/2014
    • Un exemplaire est remis à chaque salarié lors de son embauche et transmis à tous les salariés de la structure.

    Article 17. Modification

    Toute modification ultérieure, adjonction ou retrait au présent règlement sera soumis à la même procédure, conformément aux prescriptions de l’article L. 1321-4 du Code du travail.

    Les notes de services

    Ci-dessous les dernières notes de services les plus importantes qui complètent le règlement intérieur sur certains points. 

    Note de service n°33 diffusée le 26 octobre 2015, intitulée "Politique de modulation". Cette note évoque notre approche en matière de gestion des compteurs de modulation.

    Note de service n°34 diffusée le 14 décembre 2015, intitulée "Travail de nuit". Cette note évoque les principes régissant le travail de nuit.

    Note de service n°36 diffusée le 30 juin 2016, intitulée "Utilisation de la Carte Bleue du bénéficiaire". Cette note explicite les règles en matière d’utilisation de la carte bleue d'un bénéficiaire.

    Note de service n°37 diffusée le 17 août 2016, intitulée "Cahier de liaison". Cette note évoque les usages et obligations liées à d'utilisation du cahier de liaison.

    Note de service n°38 diffusée le 17 novembre 2016, intitulée "Télégestion et Cahier de liaison". Cette note évoque l'obligation de conservation du cahier de liaison au domicile et les sanctions en cas de non respect de la règle.

    Note de service n°39 diffusée le 19 décembre 2016, intitulée "Congés payés été 2017". Cette note rappelle notre politique de dépôt des congés d'été.

    Note de service n°40 diffusée le 23 mars 2017, intitulée "Procédure de dépôt des congés payés". Cette note contient la procédure de dépôt des congés.

    Note de service n°41 diffusée le 12 juillet 2017, intitulée "Demande d'absence ponctuelle". Cette note détaille le traitement apporté à une demande d'absence ponctuelle (que ce soit pur un rdv médical ou tout événement de sa vie personnelle).

    Note de service n°44 diffusée le 5 janvier 2018 intitulée "Télégestion - interventions non horodatées". Cette note contient la procédure d'horodatage des interventions et les conséquences en cas d'absence de fourniture de justificatifs d'intervention. 

    Note de service n°46 diffusée le 16 février 2018 intitulée "Astreintes administratives". Cette note contient les informations relatives à la tenue d'astreintes en soirée. 

    Autorisé et tarifé par le
    Conseil départemental

    Interventions
    24h/24 et 7j./7

    Transport de
    personnes handicapées

    Continuité
    de services

    Appel en cours, veuillez patienter.